Telefonos igénylések munkafolyamata

Az igénylések munkafolyamatát webes űrlappal kezeljük.

Általános tudnivalók

• Az űrlapok csak belépés után érhetők el.
• Belépni a hálózati azonosítóval (eduID) lehet. Ehhez a Bejelentkezés gomb alatt található segítség.
• Legördülő listák, önkitöltő mezők, dátumválasztó biztosítja a minél egyértelműbb kitöltést.
• A kötelező mezők kitöltése nélkül nem lehet menteni az űrlapot.
• Az igénylés típusa szerint (létrehozás, módosítás törlés) változik a kötelező mezők köre.
• A portál rögzíti a belépett felhasználó adatait (Név, eduID, email) és a mentések időpontját.
• Minden mentéskor levelet kap a Kezdeményező és az Engedélyező is.

Az igénylés szerepkörei

• A Kezdeményező az, aki az igénylést elindítja egy űrlap kitöltésével.
• Az Engedélyező a Kezdeményező munkahelyi vezetője, az adott terület témafelelőse, keretgazdája, aki engedélyezi, jóváhagyja, vagy elutasítja az igénylést.
• Az Engedélyező az engedélyezéssel egyúttal elismeri, hogy ő jogosult engedélyezni az igénylést.
• A Hibajegykezelő rendszer az, ami értesítést kap az engedélyezett igénylésről és a kivitelezésről is és automatikusan tárolja, illetve továbbítja azt az adott kivitelezői csoportnak.
• A Kivitelező az, aki a tényleges igénylést kielégíti, létrehozza, módosítja, vagy törli az igényelt dolgot; az ISZK erre felhatalmazott munkatársa.
• A Telefonkönyves az, aki a kivitelezett igénylést rögzíti az egyetemi telefonkönyvben.
• A Díjelszámoló az, aki a díjelszámoló rendszerben rögzíti az igénylés adatait.

A szerepkörök jogosultságai

• A Kezdeményezések menüben csak azok az igénylések láthatók, melyben a belépett felhasználó a Kezdeményező.
• Az Engedélyezések menüben csak azok az igénylések láthatók, melyben a belépett felhasználó az Engedélyező.
• A Hibajegykezelő rendszer egy automata (OTRS), nem lép be a portálra, nincs külön jogosultsága.
• A Kivitelezések menüben csak az engedélyezett igénylések láthatók a Kivitelezők csoport tagjai számára.
• A Telefonkönyvelések menüben csak a kivitelezett igénylések láthatók a Telefonkönyvesek számára.

Az igénylés folyamata

1. A Kezdeményező belép a portálra és kitölt egy új igénylést, kiválasztja az Engedélyezőt
   
   1. A telephely csak a legördülő listából választható érték.
   2. Az épület legördülő lista a telephely választástól függően változik.
   3. A szervezeti egység begépelésere szűkülő lista, csak az egyetemi szervezetlistából választható érték.
   4. A telefonos keretet automatikusan hozza az űrlap a szervezet kiválasztása után.
   5. Az Engedélyező egy begépelésre szűkülő listából kiválasztható aktív dolgozó - kivéve a Kezdeményező.
   6. Mentéskor levelet kap a Kezdeményező és az Engedélyező is.
2. Az Engedélyező belép a portálra és dönt az igénylésről.
   
   1. Csak a Döntés mezőt szerkesztheti.
   2. Ha elutasítja az igényt, akkor a a Kezdeményező még módosíthat rajta, s kezdődhet elölről a folyamat.
   3. Ha engedélyezi, akkor már sem ő, sem a Kezdeményező nem módosíthat az igényen.
   4. Ha engedélyezi az igénylést, azzal azt is elismeri, hogy ő jogosult ebben a kérdésben dönteni.
   5. Ha engedélyezi, akkor levél érkezik a Hibajegykezelő rendszerbe is.
   6. Mentéskor levelet kap a Kezdeményező és az Engedélyező is.
3. A Hibajegykezelő rendszer a kapott igénylést tárolja és továbbküldi a Kivitelezők csoportjának (automatikus).
   1. Minden hibajegy egyedi azonosítót kap.
4. A területért felelős Kivitelező teljesíti az igénylést, majd belép a portálra s az űrlapra írja megjegyzését.
   1. Létrehozás esetén elkészíti az igényelt dolgot, s beírja az űrlapra az új azonosítót (mellék, kód, közvetlen szám, hívószám).
   2. Módosítás, vagy törlés esetén beírja az űrlapra a művelet elvégzését.
   3. Kivitelezés után már egyik szerepkör tagja sem módosíthat az igényen.
   4. Kivitelezés után levél érkezik a Hibajegykezelő rendszerbe is.
   5. Kivitelezés után levél érkezik a Telefonkönyvesnek is
   6. Mentéskor levelet kap a Kezdeményező és az Engedélyező is.
5. A Telefonkönyves belép a portálra és a kivitelezett igénylést rögzíti az egyetemi telefonkönyvben.
   1. Jelzi az igénylésnél, hogy beírta a telefonkönyvbe.
   2. Lezárja a Hibajegykezelő rendszerben az igénylés hibajegyét.
6. A Díjelszámoló a havi elszámolás elkészítése előtt átvezeti az igényléseket a díjelszámoló rendszerbe.
   1. Llezárja a Hibajegykezelő rendszerben a kivitelezés hibajegyét.

A telefonos igénylések munkafolyamata